Trabajar con datos de otros libros

February 9, 2014, 10:49 pm

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Hace unos meses vimos cómo podíamos crear cálculos y obtener información a partir de datos colocados en hojas distintas de la actual, pero eso sí, dentro del mismo libro de trabajo.

Ahora la situación planteada es un poco diferente, ya que necesitaremos emplear la información recogida en distintos documentos de Excel.

Punto de partida

Vamos a suponer que tenemos para dos sucursales, dos libros diferentes recogiendo los ingresos y gastos de cada una y que deseamos tener en un tercero, el resumen de ambas:

Cuando vamos a tomar datos situados en distintos documentos, lo ideal es tener todos los libros abiertos que vayamos a necesitar, y dentro de poco verás la razón de esta sugerencia.

Desarrollo

Como puedes ver en la imagen anterior, tenemos todo abierto y preparado para empezar a trabajar, así que nos colocamos en B2 del libro Resumen.xlsx y empezamos a preparar la fórmula. Sigue estos pasos al pie de la letra si no quieres tener complicaciones:

Empieza la expresión con un signo = o un signo +
Haz clic en la celda B2 del libro Sur.xlsx
Sin buscar el cursor, en el teclado pulsa el signo +
Haz clic en la celda B2 del libro Norte.xlsx
Sin volver a resumen, pulsa Intro o Return

En la barra de fórmulas, Excel mostrará la siguiente expresión:

=[sur.xlsx]Hoja1!$B$2+[norte.xlsx]Hoja1!$B$2

Fíjate que Excel marca como absolutas las celdas que provienen de otros libros; en consecuencia, para copiar la fórmula al resto de conceptos, primero tendremos que quitar las marcas de dólar y luego copiar y pegar.

El resultado final en el libro Resumen.xlsx será el que aparece en la siguiente imagen:

Lo que no vemos

El proceso que hemos seguido ha resultado sencillo y sin mucha complejidad, pero ha resultado así por tener todos los libros abiertos.

¿No te lo crees? Cierra los libros Norte.xlsx y Sur.xlsx, y comprueba la fórmula que ahora aparece en la celda B2 de Resumen.xlsx:

='H:\Documents and Settings\Casa\Escritorio\[sur.xlsx]Hoja1'!B2+'H:\Documents and Settings\Casa\Escritorio\[norte.xlsx]Hoja1'!B2

Al cerrar los libros conectados, Excel modifica la fórmula para incluir la ruta real que debemos seguir hasta acceder a los datos, pasando por las unidades de disco y carpetas que se requieran en cada caso.

Si quisiéramos crear la fórmula sin abrir Norte y Sur, nos hubiéramos visto obligados a escribir la expresión tal y como acabamos de exponer, método que incrementa de manera clara las posibilidades de cometer un error de escritura.

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Un uso distinto para los nombres de rango

March 4, 2014, 3:58 am

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Si trabajas con hojas muy grandes, con gran cantidad de datos, es probable que a veces, te haya resultado difícil recordar dónde se encuentra tal o cual información.

Por ejemplo, en el libro Ejercicios.xlsx, vemos distintos ejercicios repartidos por la misma hoja, y algunos no se ven a simple vista. Pues bien, lo que he hecho es ir seleccionando las celdas que ocupan y asignarles un nombre a cada grupo, del tipo ejer1, ejer2…

Entonces si necesito consultar el ejercicio 7, voy al Cuadro de nombres y hago clic en ejer7, dentro de la lista desplegable. Excel lo posicionará al instante dentro del área de pantalla visible:

De esta forma hemos utilizado los nombres de rangos como un acceso rápido, atajo o puente hacia ciertas zonas de la hoja.

Además, si vas reduciendo el zoom de la hoja, llega un momento en que Excel mostrará el nombre en aquellas áreas que lo tengan definido:

Zonas de una hoja de cálculo con nombre de rango asignado

Bastante útil, ¿no te parece?

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Copiar una tabla de Excel en Word sin morir en el intento

April 30, 2014, 9:07 am

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Esta es una de las cuestiones que más me plantean en los cursos que imparto ya que una tarea, en principio sencilla, puede complicarse y no ofrecer los resultados esperados; afortunadamente, Office nos ofrece diferentes soluciones.

Punto de partida

Nuestro planteamiento inicial será una hoja de cálculo sencilla que contiene la siguiente tabla formateada:

Tabla base para copiar en Excel y pegar en Word

Si deseas insertar estos datos en Word, el comienzo desde Excel siempre será el mismo: seleccionar la tabla y ejecutar la acción Copiar, da igual que utilices un atajo de teclado (Control+C), el menú contextual del ratón o la opción correspondiente de la cinta Insertar.

Para continuar con las propuestas que exponemos, necesitas abrir la aplicación Word.

Pegar como tabla

Podríamos decir que ésta es la operativa más habitual, simplemente sitúas el cursor en el documento y ejecutas el comando Pegar, por teclado (Control+V), con el menú contextual del ratón, o de manera directa pulsando el icono de la cinta Insertar. En nuestro caso, el resultado ha sido el siguiente:

Aunque podemos ver que el formato obtenido no es correcto, la ventaja es que si haces clic dentro de una celda, es fácil comprobar que Word ha creado un objeto de tipo tabla; es decir, que ahora puedes modificar el ancho de las columnas, el alto de las filas… para obtener el resultado deseado.

Pegar como objeto Excel

Si deseas manejar en Word la tabla como si estuvieras realmente en la hoja de cálculo, a pesar de no tener abierto Excel, entonces te recomiendo que en la cinta Insertar, hagas clic sobre la flecha del icono Pegar, y dentro de Pegado especial… escojas la primera opción: Hoja de cálculo Microsoft Excel Objeto.

Visualmente, el resultado es similar al original, pero esa no es la principal ventaja. Cierra Excel y haz doble clic sobre la tabla en Word para ver qué sucede. Como puedes apreciar en la imagen, las cintas de Word han cambiado y ahora son las de Excel, interesante ¿verdad?

Tabla de Excel pegada en Word como objeto

Pegar como imagen

Cuando veo que no hay forma de que el formato original se mantenga, la opción que suelo emplear es pegar como imagen pixelada (la clásica foto), lo que además permite aplicar diferentes efectos a la tabla, ya que Excel habilitará la cinta Herramientas de Imagen. Por ejemplo, en la figura puedes ver la tabla con el efecto reflejo:

Tabla de Excel pegada en Word como imagen

Dentro de Pegado especial, encontramos otra opción que quizás te pueda interesar: Imagen (metarchivo mejorado). La ventaja de estas imágenes vectoriales, es que están compuestas por objetos que puedes desagrupar y modificar individualmente.

Desde Word

Por último, una variación del caso anterior, la versión de Office 2010, incorpora dentro de la cinta Insertar, la posibilidad de Capturar una ventana de aplicación activa y no minimizada, o bien, efectuar un Recorte de pantalla.

Con esta última opción, puedes por lo tanto, seleccionar sólo lo que te interese de Excel y luego tratar el objeto gráfico en Word con la cinta Herramienta de Imagen, si así lo quisieras.

El resultado, como puedes apreciar en la imagen, es muy bueno y ahora sí se distingue perfectamente el borde doble que habíamos asignado.

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Mensajes de error en Excel (primera parte)

May 27, 2014, 6:54 am

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Comenzamos por algo que, realmente no es un error. Si una celda se llena de almohadillas lo único que significa es que la columna es demasiado estrecha para mostrar el contenido escrito. Para solucionar este problemas, sólo tienes que ensanchar la columna.

#¡VALOR!

Este error aparece cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto o bien si la función Autocorrección de fórmulas no puede corregir la fórmula, aunque lo habitual es que Excel lo muestre cuando estés intentando realizar cálculos con una celda que no contiene datos numéricos.

En este ejemplo, la celda B3 da error porque estamos intentado multiplicar B1 que es un número por B2, que Excel está tomando como texto al separar los decimales con un punto (fíjate, además que la cantidad aparece situada a la izquierda).

#¡DIV/0!

Se produce cuando se divide entre 0 (cero) dentro de una fórmula. En la figura, al haber escrito el valor 0 en la celda B2, Excel no puede calcular el precio unitario y nos devuelve el Mensaje de error correspondiente.

#¿NOMBRE?

Aparece cuando Excel no reconoce el texto dentro de una fórmula. En este ejemplo el error se produce porque el nombre de la función MAX está mal escrito; fíjate como en la barra de fórmulas aparece MAXI.

Sin embargo, también puede aparecer si en la función se utiliza un nombre de rango y éste está mal escrito o no existe. Ahora si estamos utilizando la función correcta, pero el nombre de rango Meses no está creado y por eso se genera el error.

Error #¿NOMBRE? en Excel debido a un nombre de rango

Hasta aquí un primer adelanto, el resto para el siguiente artículo ;)

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Mensajes de error en Excel (segunda parte)

July 30, 2014, 5:23 am

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Tras ver algunos de los errores más comunes en el último artículo, seguimos exponiendo los que aún quedan por tratar.

#N/A

Este error se produce cuando un valor no está disponible o no es el adecuado para utilizarse dentro de una función o fórmula. Suele aparecer en funciones de búsqueda y coincidencia,

En el ejemplo anterior, el mensaje aparece porque el valor a localizar JJ77 no existe en la primera columna de la tabla y se ha utilizado una búsqueda con coincidencia exacta.

Ahora, el valor sí existe en la tabla, pero aún así se muestra el mensaje, ya que la función BUSCAR() requiere que la tabla esté ordenada por el rango de búsqueda y no es así. Si ordenas la tabla por el rango Código, Excel mostrará el resultado correcto.

#¡REF!

Excel devuelve este error cuando una referencia de celda no es válida. Normalmente se produce al eliminar una celda que formaba parte o estaba implicada indirectamente en un cálculo de otras celdas.

En la parte izquierda de la figura, la Rebaja se calcula con el descuento que figura en B1, dato que también utiliza de manera indirecta las celdas del rango A pagar. Al haber eliminado la fila 1, Excel ya no encuentra la celda del descuento y por eso muestra el mensaje de error. En este caso, al habernos dado cuenta pronto es suficiente con Deshacer la acción para resolver el problema.

#¡NUM!

Aparece cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función, porque no sea un valor numérico correcto, porque sea demasiado grande o demasiado pequeño.

En C2 el error aparece porque la cantidad que se genera al calcular PI elevado a 2500 es demasiado grande para mostrarla; mientras que en C3, el error se genera porque el exponente se ha escrito con el punto separador de miles, no es un formato aplicado y por lo tanto Excel no lo reconoce como un número válido.

#¡NULO!

Este mensaje suele exhibirse al preguntar por una intersección de dos áreas cuando éstas no tienen ninguna celda en común.

En el ejemplo superior, Excel devuelve como resultado la celda $A$3 que es la única coincidente entre las áreas A1:A5 y A3:B3; por contra, en el caso inferior, al no tener ninguna celda en común, la celda muestra el mensaje de error #¡NULO!

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Nueva etapa, nuevo sitio

August 26, 2014, 2:13 am

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A partir de septiembre dejaré de publicar nuevos contenidos en este blog, ya que estreno web oficial en la que agruparé todos los contenidos con mi perfil profesional y colaboraciones.

Pero no creas que me olvido de ti, así que como me encantaría que siguiéramos en contacto, te animo a visitar www.luciamonterorodriguez.com y suscribirte en el enlace que verás a la derecha.¡Hasta pronto!

www.luciamonterorodriguez.com

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Señalar los datos no válidos

June 12, 2012, 5:57 am

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En uno de los primeros posts de este blog tratamos la herramienta Validación de datos, ideal para limitar la información que un usuario puede escribir dentro de una hoja de cálculo.

Recordemos que, al condicionar la introducción de cierto tipo de información, Excel puede obligar al usuario a escribir un valor que sea realmente válido, o bien puede avisar del error que se está cometiendo pero permitir la escritura del dato aunque no resulte adecuado.

Es decir, si en Mensaje de error, asignamos el estilo Grave, Excel sólo aceptará valores que cumplan las condiciones previamente establecidas en la ficha Configuración, pero si escogemos Advertencia o Información, la celda sí recogerá lo escrito, aunque a priori no sea válido.

Es en estos dos últimos supuestos cuando puede ser útil la herramienta que proponemos en el siguiente caso.

En la tabla que puedes ver en la figura o descargar aquí, se han establecido distintas limitaciones:

· Año: Entero mayor o igual que 2011
· Semestre: Sólo 1 ó 2
· Canal: Correo, Nacional o Internacional
· Unidades: mínimo de 5 unidades enteras

Si añadimos una nueva línea y en Año, introducimos el valor 2010, Excel muestra el siguiente aviso:

Si contestamos Sí, Excel mantendrá el año 2010 en la celda y marcará la esquina superior de la celda en verde, para señalar sutilmente que existe un error en la celda, aunque es posible elegir Omitir error para quitar esta molesta señal.

Pues bien, supongamos que hemos añadido y modificado datos incumpliendo distintas reglas pero aceptando siempre lo escrito por el usuario, de forma que el resultado final sea similar al siguiente:

Si ahora nos interesa marcar de una forma fácil y rápida las celdas con valores “ilegales”, lo único que hay que hacer es activar la cinta Datos, y en el botón Validación de datos, hacer clic sobre Rodear con un círculo datos no válidos. Aquí tienes el resultado. Claro, ¿no te parece?

Si deseas volver al estadio anterior, en el mismo botón Validación de datos tienes la opción Borrar círculos de validación.

Si manejas una versión de Office anterior a 2007, sólo tienes que recordar que estas opciones se encuentran en la barra Auditoría.

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Añadir datos a un gráfico fácilmente

May 18, 2012, 2:56 am

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Tomemos como ejemplo una empresa lleva un control de los gastos que genera a lo largo de los meses, contando con los siguientes datos para el primer semestre del año:

Partiendo de la tabla anterior, vamos a crear un gráfico de columnas sencillo que recoja el importe para los distintos conceptos durante los tres primeros meses del año. Por ejemplo:

Pues bien, supongamos ahora que necesitamos que el gráfico anterior refleje también las cantidades de abril a junio. Vamos a ver cómo realizar la operación de forma sencilla y simple.

Comenzamos por seleccionar el rango E1:G9 y copiarlo. A continuación, haz un click en el gráfico para activarlo, y ahora ejecuta la opción para Pegar en cualquiera de sus modalidades.

Voilà, gráfico listo!! No me negarás que ha sido fácil J

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Rellenos tridimensionales - Grupo de hojas

April 30, 2012, 7:55 am

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En la mayoría de las empresas es común trabajar con libros que cuentan con hojas diferentes para cada departamento, área, trimestre… y luego una de resumen global. También es habitual, que dichas hojas compartan la misma estructura y sólo varíen de una a otra, los datos meramente económico-numéricos.

Una opción para acelerar el diseño puede consistir en crear la primera hoja y luego copiar y pegar en el resto, pero qué te parece si te muestro cómo escribir en varias hojas al mismo tiempo.

Para lograrlo tenemos que comenzar agrupando todas las hojas que van a tener los mismos contenidos. Dichas hojas deben estar seguidas, y nosotros tenemos que situarnos la que será la primera o la última del grupo.

Para nuestra explicación vamos a partir de un libro que tiene cinco hojas en blanco, en las que calcularemos las liquidaciones trimestrales de IVA y que tienen las siguientes denominaciones:

Fíjate que ahora mismo está activa la hoja 1T, para crear el grupo con cualquiera de las teclas Shift pulsada, haz click sobre la hoja resumen. Entonces, todas las pestañas aparecerán con el mismo color blanquecino y en la barra de títulos aparecerá la denominación [Grupo].

Sin tocar nada más, empieza a escribir sobre la hoja que tienes delante TODOS LOS ELEMENTOS que deban aparecer en las hojas del grupo, puedes incluir títulos, fórmulas, bordes, sombreados… Por ejemplo:

Cuando termines, sobre una de las pestañas, haz click en el botón derecho del ratón y escoge Desagrupar hojas.

Si lo has hecho correctamente, y cambias de hoja, verás que en todas tienes escrito lo mismo. Interesante y útil al mismo tiempo J

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Esquemas automáticos

April 26, 2012, 8:31 am

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Para crear un esquema automático en Excel, tenemos que contar previamente con una tabla correctamente planificada, que incluya cálculos resumidos creados a partir de distintas fórmulas.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja de control de gastos, en la que se incluyen totales acumulados por trimestre y tipología. De todas formas recuerda que puedes descargarlo accediendo al archivo control gastos.xlsx.

Ver tal cantidad de datos juntos puede no resultar muy cómodo, pero Excel puede facilitarnos la tarea. Para eso, colocamos el cursor en cualquier parte de la tabla, accedemos a la cinta Datos, y en el grupo Esquema, desplegamos Agrupar y pulsamos la opción Autoesquema.

Ahora Excel, muestra en la parte superior e izquierda distintos botones que nos permiten mostrar la información en pantalla con más o menos detalle, según nos interese en cada momento.

Por ejemplo, si pulsamos el botón Menos situado a la izquierda de Suministros, y los emplazados en la parte superior de los Totales del segundo al cuarto trimestre, el resultado debería ser similar al de la figura:

Para volver a la situación anterior, puedes volver a pulsar los mismos botones o, para acelerar la tarea, hacer clic en los minibotones marcados con el número 2 que aparece en la esquina superior izquierda.

Cuando ya no desees seguir trabajando en modo esquema, vuelve a colocar el cursor en cualquier parte de la tabla, despliega el botón Desagrupar de la cinta Datos y pulsa la opción Borrar esquema. Listo!!

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