Experiencias con Excel

En uno de los primeros posts de este blog tratamos la herramienta Validación de datos, ideal para limitar la información que un usuario puede escribir dentro de una hoja de cálculo.

Recordemos que, al condicionar la introducción de cierto tipo de información, Excel puede obligar al usuario a escribir un valor que sea realmente válido, o bien puede avisar del error que se está cometiendo pero permitir la escritura del dato aunque no resulte adecuado.

Es decir, si en Mensaje de error, asignamos el estilo Grave, Excel sólo aceptará valores que cumplan las condiciones previamente establecidas en la ficha Configuración, pero si escogemos Advertencia o Información, la celda sí recogerá lo escrito, aunque a priori no sea válido.

Es en estos dos últimos supuestos cuando puede ser útil la herramienta que proponemos en el siguiente caso.

En la tabla que puedes ver en la figura o descargar aquí, se han establecido distintas limitaciones:

· Año: Entero mayor o igual que 2011
· Semestre: Sólo 1 ó 2
· Canal: Correo, Nacional o Internacional
· Unidades: mínimo de 5 unidades enteras

Si añadimos una nueva línea y en Año, introducimos el valor 2010, Excel muestra el siguiente aviso:

Si contestamos Sí, Excel mantendrá el año 2010 en la celda y marcará la esquina superior de la celda en verde, para señalar sutilmente que existe un error en la celda, aunque es posible elegir Omitir error para quitar esta molesta señal.

Pues bien, supongamos que hemos añadido y modificado datos incumpliendo distintas reglas pero aceptando siempre lo escrito por el usuario, de forma que el resultado final sea similar al siguiente:

Si ahora nos interesa marcar de una forma fácil y rápida las celdas con valores “ilegales”, lo único que hay que hacer es activar la cinta Datos, y en el botón Validación de datos, hacer clic sobre Rodear con un círculo datos no válidos. Aquí tienes el resultado. Claro, ¿no te parece?

Si deseas volver al estadio anterior, en el mismo botón Validación de datos tienes la opción Borrar círculos de validación.

Si manejas una versión de Office anterior a 2007, sólo tienes que recordar que estas opciones se encuentran en la barra Auditoría.

Cuando solicitamos un préstamo a una entidad financiera, es relativamente común que nos suministren o podamos consultar en cualquier momento el cuadro de amortización del mismo.

Este cuadro, es una tabla en la que se reflejan por cada uno de los pagos que se deben efectuar, el total del recibo, con la parte correspondiente al capital y el interés, además del total ya amortizado, y el importe pendiente de liquidación.

Para comenzar necesitamos saber los siguientes datos como mínimo:

· Importe del préstamo (también denominado capital o principal)

· Interés anual aplicable

· Años que se tardará en liquidar el préstamo

· Número de pagos al año; por ejemplo: 12 (pagos mensuales), 4 (trimestrales), 1 (pago anual)…

En las funciones financieras que vamos a emplear, necesitaremos dos datos más que podemos tener previamente calculados o hacerlo directamente al escribir la función; son la tasa (o interés por periodo de pago) y el número total de pagos.

Para explicar la elaboración del cuadro, vamos a suponer que contamos con la siguiente información:

La celda B4 Total pagos contiene la fórmula =B2*B3 y la celda E2 Tasa es =E1/B3

Ahora podemos comenzar a preparar el cuadro propiamente dicho que contará con tantas filas como pagos haya que realizar y con las siguientes columnas:

Tras preparar el diseño vamos a comenzar indicando el Total pendiente antes de pagar el primer recibo, que deberá coincidir con lo que se haya solicitado; es decir, en la celda F7 escribiremos =B1

Como en España se utiliza el sistema francés de amortización (que se basa en un pago constante de cuota durante el tiempo de vigencia del interés) emplearemos las siguientes funciones para estos cálculos:

Cuota =PAGO(tasa;nper;va[;vf][;tipo])

Capital =PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va[;vf][;tipo])

Interés =PAGOINT(tasa;periodo;nper;va[;vf][;tipo])

Donde tenemos los siguientes argumentos:

tasa: Interés por periodo de pago, que se mantiene igual durante toda la vigencia del interés y por lo tanto se debe fijar.
periodo: Recibo que se está pagando en ese momento; por ejemplo, el primero, el segundo, el tercero… En consecuencia, va cambiando.
nper: Número total de pagos a efectuar, que permanece sin cambios y se marca como absoluto.
va: Valor actual del préstamo; es decir, la cantidad que se pide prestada y que fijamos.
vf: Valor final después del último pago. Es un dato opcional que podemos omitir si lo consideramos cero.
tipo: Indica si el recibo se abona por anticipado o a mes vencido; si se omite, tomaremos por defecto este último supuesto.

Para el primer recibo, las funciones y cálculos que hemos escrito son los siguientes:

Cuadro de amortización con las funciones financieras

Y el resultado de los mismos:

Cuadro de amortización con los primeros resultados

Ahora ya sólo nos queda arrastrar todas las fórmulas hasta la fila correspondiente al último recibo a pagar. Si lo has hecho correctamente, el último Total amortizado coincidirá con el Capital, es decir, 3000€; y el Total Pendiente será 0.

Cuadro de amortización completo en Excel

Si deseas elaborar este cuadro para otras condiciones, debes recordar que siempre tendrá tantas filas como recibos debas abonar, ese es el quid de la cuestión ;)

Aprovechamos este post para comentar un par de trucos y/o características que, a buen seguro, podrán serviros de ayuda en algún momento para tardar menos al escribir información en un grupo de celdas.

Rellenos automáticos

Se puede emplear cuando distintas celdas van a tener la misma información, y lo que vamos a tratar es de crearlas todas al mismo tiempo. Observa la siguiente hoja de cálculo, en ella puedes ver un libro diario en el que faltan las descripciones asociadas con cada uno de los asientos:

Para rellenar el primero de ellos, hacemos lo siguiente:

Seleccionamos las celdas desde E6 hasta E14.
Sin hacer click en ninguna parte, escribimos directamente el contenido. Para nuestro caso: Asiento de apertura.
Pulsamos al mismo tiempo Control+Intro.

Si has seguido correctamente las instrucciones anteriores, todas las celdas se habrán escrito al mismo tiempo J

Resultado de tabla tras relleno automático en Excel

Esta operación funciona sin problemas tanto para rangos continuos, como discontinuos; tú marcas el límite.

Series automáticas

Puede que en ocasiones hayas necesitado introducir en un grupo de celdas datos que siguen una determinada pauta, lo que puede convertirse en una tarea tediosa, que vamos a tratar de aligerar.

Por ejemplo, supongamos que vamos a hacer un planning del mes para turnos de trabajo de un establecimiento. En la fila superior, pondremos el nombre de los turnos, mientras que en la primera columna nos interesa que figuren el día del mes desde el 1 hasta el 28, 29, 30 ó 31, según corresponda. En la imagen puede ver cuál va a ser nuestro punto de partida para la explicación:

Modelo inicial de planning de trabajo en Excel

Fíjate en las dos celdas que están seleccionadas; en ellas, hemos escrito los dos primeros valores de nuestra serie. El valor de A5, se toma como punto inicial y de partida; mientras que el valor de A6 se estudia para analizar cuál es la diferencia respecto a la celda anterior; en este caso, +1.

Bien, ahora sólo nos quedaría “tirar” del cuadrito de control de relleno de la selección (el cuadrito situado en la esquina inferior derecha) hacia abajo, hasta que Excel genere automáticamente todos los valores que necesitemos, y… trabajo terminado!!

Modelo planning de trabajo en Excel con relleno de serie automática

Como el segundo valor se obtenía incrementando una unidad, Excel ha seguido esa pauta para generar los datos siguientes. Si, por ejemplo, hubiéramos tenido como primer y segundo dato respectivamente: 3 y 6; Excel hubiera seguido: 9, 12, 15, 18…

Recuerda, la clave es escribir los dos primeros valores de la serie, seleccionarlos y sólo entonces, utilizar el controlador de relleno.

En esta ocasión vamos a ver cómo podemos volcar en nuestra hoja de cálculo los datos que tenemos guardados en un archivo de texto para gestionarlos de la manera más correcta y mantenernos actualizados, si así nos interesa.

Archivo de texto empleado como fuente información

Tomaremos como base el archivo Clientes.txt, creado con el bloc de notas o cualquier otra aplicación, que cuenta con una serie de datos básicos acerca de los supuestos clientes de un establecimiento hotelero. La primera fila tiene el encabezado de las columnas, con los nombres de los campos, y las siguientes son los distintos registros.

Archivo de texto de muestra - Clientes.txt

Fíjate que, en este caso, los datos están separados entre sí por comas. Este hecho es importante, para que Excel pueda importar los datos correctamente, todos los campos tienen que estar separados siguiendo una misma pauta.

Importar los datos en Excel

Para iniciar el proceso, en la cinta Datos, pulsamos el botón Desde texto, y en el cuadro que aparece elegimos el archivo de texto que contiene los datos que nos interesan. Tras esta acción, Excel iniciará el Asistente para importar texto:

Indicamos si los campos están separados por algún carácter o tienen un ancho fijo (como en el caso de los 20 dígitos de una cuenta bancaria), así como el mejor juego de caracteres para importar correctamente la información, ya que puede haber algún que otro problema con las tildes, por ejemplo.
Especificamos el carácter exacto que hemos empleado para separar un campo de otro. Si tras señalarlo, Excel muestra en la parte inferior las columnas ya independientes de la forma correcta, es que lo ha reconocido sin problemas.
En esta última fase, podemos asignar directamente un formato a cada una de las columnas de la parte inferior.

Tras estos tres pasos, Excel nos pregunta a partir de qué celda deseamos colocar los datos; habitualmente, A1. El resultado final puedes verlo en la siguiente imagen:

Columnas importadas del archivo de texto

Propiedades del rango de datos

No sé si te habrás fijado, pero en el último cuadro de diálogo que nos mostró Excel, aparecía un botón denominado Propiedades. Pues bien, vamos a ver ahora en qué consiste, ya que su configuración puede resultar muy interesante.

Con el cursor situado en cualquier celda del rango obtenido, pulsamos el botón Propiedades de la cinta Datos para que Excel muestre el siguiente cuadro:

Entre las opciones más interesantes se encuentra Actualizar al abrir el archivo, ya que al marcarla, Excel incorporará los últimos cambios a nuestra hoja de cálculo.

El resto puedes modificarlas en la medida en que te resulten interesante, aunque yo suelo mantenerlas tal y como aparecen por defecto, deshabilitando si acaso, Solicitar el nombre del archivo al actualizar.

Este post nace a raíz de una pregunta que me han hecho: cómo podemos resaltar sólo las celdas que sean múltiplo de un número determinado. Aunque desarrollaré la explicación sobre este ejemplo concreto, el proceso será aplicable a múltiples situaciones, pero siempre tomando como base el formato condicional.

Situación de partida

Supongamos que tenemos los siguientes datos en una hoja de cálculo. En la imagen puedes ver que hay números de todo tipo:

Para el caso, necesitamos que cambie el formato de manera automática para aquellas cantidades que sean múltiplos exactos de 3.

Como necesitaremos buscar exactamente esos resultados, deberemos emplear la función Residuo que nos devuelve el resto de una división.

Proceso

Empezaremos seleccionando el rango al que vamos a aplicar el formato condicional. Según la imagen anterior, será el conjunto de celdas B2:B7.

Ahora, en la cinta Inicio, dentro del icono Formato condicional, escoge Nueva regla... para acceder al siguiente cuadro de diálogo, donde será necesario marcar la última opción:

Cuadro de diálogo del formato condicional

La clave para resolver el problema está en la forma de expresar la fórmula, ya que aunque podamos escribir una expresión técnicamente correcta, hace falta tener algún detalle más en cuenta:

Debe comenzar con un signo igual, pero si además vamos a incluir una condición, toda la expresión a evaluar deberá escribir entre paréntesis.
Se tomará como celda de referencia la primera del rango expresada como dirección mixta, aunque realmente Excel luego evalúe cada una de las celdas del grupo.

A continuación puedes ver en la figura, cómo hemos definido la regla y el formato que deseamos obtener: relleno de celda en amarillo:

Recuerda comenzar con un signo igual y emplear referencias mixtas

Si lo has hecho correctamente, el resultado final debe ser similar al que mostramos:

A diferencia de aplicaciones como Word, Excel emplea por defecto como unidad de medida el punto, que tiene aproximadamente las siguientes equivalencias según la documentación oficial de Microsoft:

Equivalencia de unidades de medida en Excel

Pero… ¿y si necesitamos establecer tamaños en una unidad más cercana, como el centímetro? Pues bien, vamos a intentar dar la respuesta adecuada para estos casos.

Configuración

Debemos comenzar por avisar a Excel, indicándole la unidad que nos interesa gestionar a partir de ahora. Para ello, nos vamos a Opciones de Excel y dentro de la categoría Avanzadas, buscamos el grupo Mostrar. En la opción Unidades de la regla, estableceremos la medida en Centímetros, para nuestro ejemplo.

Resultado

El hecho anteriormente no modifica nada a priori en nuestra pantalla. Para ver el resultado real, debemos cambiar la forma de ver la hoja de cálculo. En la cinta Vista, haz click sobre el icono Diseño de página, para ver como ahora sí, la regla de Excel muestra las medidas adecuadas.

Después de un tiempo trabajando con Excel 2010, reconozco que no he notado grandes cambios significativos respecto a versiones anteriores; quizás para mí, la más notable, es la que ahora vengo a contaros: los nuevos minigráficos.

Definición

Como bien dice su nombre son pequeños gráficos que se incluyen dentro de celdas y que también se actualizan al modificarse los valores a representar, aunque lógicamente no permite por ejemplo tantas opciones de formato como los gráficos habituales.

Antes de empezar

Para poder utilizar esta nueva modalidad ES OBLIGATORIO QUE EL DOCUMENTO ESTÉ GUARDADO COMO LIBRO DE LA VERSIÓN 2010; de lo contrario, la opción aparecerá desactivada en la cinta.

Datos de partida

Para la explicación, vamos a suponer que tenemos recogidos en un cuadro los datos correspondientes a los ingresos de un establecimiento hotelero durante los últimos meses del año. Por ejemplo:

Proceso

Nuestro objetivo es que dentro de cada celda del rango E5:E7 aparezca un minigráfico que represente la evolución de cada concepto en estos meses.

Comenzamos por seleccionar las celdas con los datos numéricos a representar; es decir, B5:D7. A continuación, en la cinta Insertarpulsamos el icono del minigráfico que nos interese, en este caso, Línea. Si has seguido bien estos pasos, Excel mostrará un cuadro de diálogo similar al siguiente, en el que podrás indicar qué celdas se utilizarán para insertar los gráficos.

Resultado

Tras pulsar Aceptar, verás las líneas que representan el cambio de ingresos de octubre a diciembre.

Además, puedes comprobar que se ha activado la cinta Diseño, con la que podrás personalizar las características de los gráficos o cambiar de modelo.

Sólo una cosa más a tener en cuenta, el tercer modelo de minigráfico disponible: Ganancia o pérdida, sólo resulta apreciable e interesante cuando en los datos a representar tengas cantidades positivas Y negativas.

Otra de las áreas de mejora en Excel 2010, son las relacionadas con funciones de fecha donde encontramos SIFECHA.

Esta función ayuda a todas las personas que nos hemos visto obligadas a calcular manualmente la diferencia exacta entre dos fechas, aunque eso sí ahora verás que tampoco es perfecta.

Pues bien, SIFECHA nos proporciona dicha diferencia en años, meses o días, con alguna variante más según nos interese.

Curiosidad

SIFECHA es una función oculta, es decir, aunque está definida y completamente operativa no aparece en la lista de funciones oficiales de Excel. Si no te lo crees, echa un ojo a la categoría funciones de Fecha y hora.

Sintaxis

Es la siguiente: SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;base)

donde base representa cómo deseamos calcular la duración o diferencia entre ambas fechas y puede tomar los siguientes valores:

“y” años

“m” meses

“d” días

“ym” meses si las dos fechas están en el mismo año

“yd” días si las dos fechas están en el mismo año

“md” días si las dos fechas están en el mismo mes

Ejemplos

En la siguiente figura tenemos la fecha en la que una persona inicia y finaliza un máster, y queremos saber cuánto tiempo ha tardado en realizarlo:

Pues bien, como las fechas están en años distintos, a continuación tienes las fórmulas que escribiremos en las distintas celdas:

E2 =SIFECHA(B1;B2;”y”)

E3 =SIFECHA(B1;B2;”m”)

E4 =SIFECHA(B1;B2;”d”)

El resultado que obtengas deberá ser similar al siguiente, donde además se han añadido dos decimales, para que veas que calcula datos enteros:

Diferencia entre fechas de partida en años distintos

Si fuera un curso que se realiza en el mismo año, por ejemplo con fecha de finalización 15 de diciembre de 2012:

Diferencia entre fechas situadas en el mismo año

En la columna F, tienes el resultado con las bases para el mismo año, pero ves que puedes emplear las otras tranquilamente.

El Umbral de rentabilidad, también denominado Punto Muerto, nos informa acerca del volumen de unidades que una empresa debe producir y vender para empezar a obtener beneficios, al cubrir tanto los costes fijos como los costes variables. Nosotros vamos a construir un cuadro que bebe de este concepto.

Supongamos por ejemplo que una editorial quiere lanzar una tirada de 5000 ejemplares de un libro, para los cuales cuenta con una serie de gastos fijos, y otros que variarán en función de las unidades que se produzcan.

Empezamos por colocar en una hoja todos los datos que conocemos, detallando cantidades e importes, y calculando los costes fijos, variables, así como el total general. Para nuestro caso, podríamos emplear un modelo similar al siguiente:

Si ahora dividimos Total Costes entre Unidades a producir, hallaremos el precio con el que obtendríamos 0€ de beneficio, pero cubriríamos completamente los gastos para los 5000 ejemplares.

Lógicamente, si nuestro objetivo es ganar dinero, tendremos que ahondar aún más en la cuestión, así que vamos a añadir dos datos más a nuestro cuadro; por un lado, el beneficio mínimo que deseamos obtener, y por otro, incrementos a partir de dicho porcentaje para estudiar posibles alternativas.

Si te fijas en la imagen, la clave reside en el último cuadro, en el que se detalla el PVP de cada ejemplar y el beneficio que conseguiríamos en caso de vender las 5000 unidades.

Para hacerlo, la celda G9 está vinculada con I5 (Objetivo mínimo), y los porcentajes adicionales se calculan sumando a la celda superior el incremento situado en I6; de esta forma, si cambiáramos algunos de estos dos datos, nuestro cuadro se recalcularía automáticamente.

En principio, crear una plantilla o modelo en Excel es una tarea sumamente fácil de realizar. Se trata de elaborar una hoja de cálculo con las celdas y fórmulas que utilicemos con frecuencia, dejando en blanco aquéllas que pueden variar y después sólo es necesario Guardar como…Plantilla de Excel o Plantilla de Excel habilitada para macros, según lo que nos interese.

Por ejemplo, tomando como referencia la hoja que utilizamos para calcular el precio de venta del último artículo, hemos borrado el contenido de las celdas correspondientes a las Unidades a producir, Cantidad y precio de las Horas de autor, así como el Objetivo mínimo y el Incremento deseado.

Mira un momento la siguiente figura; al indicar que deseamos crear una Plantilla de Excel, la aplicación nos sugiere la carpeta Plantillas para guardarla, aunque puedes elegir cualquier otro directorio no resulta del todo aconsejable hacerlo.

Si no cambias de ubicación, Excel etiquetará los archivos aquí almacenados como Plantillas personales y los mostrará al elegir Archivo/Nuevo/Mis plantillas… En nuestro caso:

Si te fijas en la barra de título, verás que pone cálculo de precio para libro1, el número final es precisamente el indicativo para saber que estamos trabajando con una copia del archivo original, que es la gran ventaja que ofrece la creación de plantillas ya que, aunque el archivo en curso se estropeara o se borrara accidentalmente, siempre tendremos el original a salvo.

En el último artículo vimos cómo podíamos crear fácilmente un modelo o plantilla para nuestros documentos de uso habitual. Pues bien, ahora vamos a centrarnos en blindar al máximo dicha plantilla, para así evitar problemas o errores por parte de una persona inexperta.

En la siguiente figura puedes recordar el modelo que preparamos anteriormente, y nuestro objetivo ahora es que el usuario no sólo no pueda ver las fórmulas que empleamos, sino que además únicamente pueda modificar y situar el cursor en determinadas celdas.

Como acabamos de comentar, sólo podrán modificarse las siguientes celdas:

E2 Nº de ejemplares del libro a producir

C5 Nº horas de trabajo del autor

D5 Precio de la hora de trabajo del autor

I5 Beneficio mínimo que deseamos obtener

I6 % variación de beneficio

Procedimiento

Comenzamos por asegurarnos de que el libro, en este caso, tenga una única hoja; aunque es posible, que en otros casos interese contar con más de una.

En segundo lugar, seleccionamos la hoja al completo, es decir, todas las celdas, y en la ficha Proteger de Formato de celdas, ACTIVAMOS las dos opciones:

A continuación, selecciona con el ratón y la tecla control las celdas que SI se van a poder modificar (E2, C5, D5, I5 e I6). Vuelve a entrar en la opción anterior, y DESMARCA las dos opciones. Lo hacemos en este orden porque las celdas a utilizar son menores en número que el resto.

Ahora, en la cinta Revisar, haz clic sobre Proteger hoja y en el cuadro que aparece deja marcada sólo la opción que te interese; para nuestro ejemplo: Seleccionar celdas desbloqueadas, de modo que no pueda posicionarse en ninguna otra parte.

Fíjate que además en la parte superior puedes asignar una contraseña para desproteger la hoja, lo que puede ser una opción interesante en caso de trabajar en grupo y querer otorgar poderes a determinadas personas.

Tras Aceptar, ya podrás comprobar cómo Excel sólo permite trabajar con las celdas desbloqueadas, mientras que el resto parecen inutilizadas. Pero sí introduces las cantidades correspondientes, parece que el cuadro toma vida, mostrando los resultados adecuados.

Por último sólo nos queda proteger el libro si así nos interesa también y Guardar como plantilla, que ya vimos como se hacía.

Ahora sí que podemos decir que nuestra plantilla es eficiente!!

Si te interesa que tu plantilla, además de realizar cálculos, muestre determinados datos en un gráfico no hay problema, ya que también podemos incorporar este tipo de objeto en nuestros modelos.

Procedimiento

Tomando como punto de partida el archivo de cálculo de precio, vamos a suponer que nos interesa mostrar un gráfico que refleje los costes variables para las unidades a producir.

Para mejorar el resultado final, recomendamos contar con algunos datos de partida para crear el gráfico y optimizarlo. Así que en E2 vamos a indicar que deseamos producir, pongamos por caso, 1.000 unidades.

Como ahora ya se muestran los costes a representar, vamos a Insertar un gráfico circular en 3D, con título y etiquetas en porcentajes; por ejemplo:

Ahora que ya tenemos el gráfico listo, es el momento de borrar las unidades, y no te preocupes, ya sabemos que el gráfico desaparecerá aunque se mantendrán datos como el título y la leyenda.

Si quisiéramos que este objeto estuviera oculto hasta que se escribiera la cantidad en E2, podríamos emplear una macro asociada a un evento, pero eso queda para capítulos futuros ;)

A continuación tendremos que seguir los pasos para finalizar nuestro modelo; es decir:

Bloquear y desbloquear celdas
Proteger la hoja
Guardar como plantilla.

A tener en cuenta

Si deseas que el usuario final de la plantilla pueda cambiar y/o personalizar el gráfico, cuando accedas al cuadro de diálogo Proteger hoja tendrás que activar la opción Modificar objetos.

Cuadro de dialogo Proteger hoja para permitir modificaciones en gráficos

A pesar de que en las últimas entradas explicamos con detalle cómo crear una plantilla personalizada y una plantilla con gráficos, puede resultar interesante saber qué nos ofrece Office.

Plantillas instaladas

Son las que se añaden de forma predeterminada al instalar la aplicación y podemos acceder a ellas a través de la opción Nuevo/Plantillas instaladas.

Al hacer clic en cualquiera de las miniaturas que aparecen en la parte central, podrás ver la imagen ampliada en la zona de la derecha, tal y como se muestra en la figura anterior para la plantilla Extracto de facturación.

Si, por ejemplo, deseamos utilizar el Informe de gastos, la seleccionaremos y pulsaremos el botón Crear. Excel diseñará un nuevo documento basado en esta plantilla (InformeDeGastos1.xlsx), donde sólo podremos escribir en las celdas así dispuestas.

Libro creado a partir de la plantilla Informe de Gastos

Si te fijas en la imagen, este modelo no tiene oculta la visualización de las fórmulas e incluso podemos escribir cualquier dato en la casilla de Total.

Además, aunque parece que sólo está disponible para incluir una única línea de gastos, si al llegar hasta la celda que calcula el total de la fila, pulsamos la tecla Tab, se añadirá otra nueva línea automáticamente.

Plantillas Online

En la zona izquierda de la primera imagen, vimos que había un apartado correspondiente a Microsoft Office Online. Desde esta zona se puede acceder a las plantillas disponibles en el sitio web de Microsoft, y que se van actualizando cada cierto periodo de tiempo. Por ejemplo, observa qué nos ofrece Excel al seleccionar la categoría Horarios.

Plantillas disponibles para la categoría Horarios

En la figura podemos comprobar fácilmente, que existen múltiples variedades, pero también una referencia importante: la valoración que los distintos usuarios han hecho de la misma, y que puedes ver en la esquina superior derecha del cuadro. Para el primer modelo: 4 estrellas de media a partir de 1529 votos.

Al pulsar Descargar, Excel creará un libro nuevo basado en ese modelo y además aprovechará para actualizar la lista de plantillas disponibles en Office Online.

Si no encuentras lo que buscas entre las opciones disponibles en el lateral izquierdo del cuadro, prueba a conectar con Más categorías, puede que la solución se encuentre allí, ya que incluye hasta modelos adicionales de gráficos:

Resumen

Si te falta tiempo, no tienes claro por dónde empezar o no te atreves a crear tus propios modelos, las Plantillas instaladas o las disponibles a través de Office Online, pueden representar la solución a tus problemas o al menos un buen punto de partida para tus propias creaciones.

Si fuiste de las primeras personas en migrar a Excel 2010, puede que te llevaras una sorpresa al intentar utilizar algunas funciones y ver que éstas no existían en la lista.

Afortunadamente, al instalar el Service Pack 1, el error quedó subsanado. Pero por si aún persiste el problema en tu máquina, a continuación reflejo las denominaciones antiguas y nuevas que he podido detectar hasta la fecha.

Excel 2007	Excel 2010
RAIZ	RCUAD
RESIDUO	RESTO
BUSCARV	CONSULTAV
BUSCARH	CONSULTAH
BDCONTAR	BDCUENTA
EXTRAER	MED
ESPACIOS	RECORTAR
CARÁCTER	CAR

De todas formas, si utilizabas algunas de estas funciones en libros de versiones anteriores, no te preocupes, ya que Excel 2010 realiza la conversión al nuevo nombre de forma automática

Si has detectado alguna de las que no aparecen aquí, anímate y comparte tu experiencia!!

A la hora de escribir funciones, hacer referencias a celdas o comparar datos de tipo texto, Excel no realiza distinciones entre mayúsculas y minúsculas, pero sí entre letras con o sin tilde. Es decir:

=suma(a3:a12) y =SUMA(A3:A12) ofrecen idéntica solución porque para Excel no hay diferencias entre las dos funciones.

=contar.si(a3:12 ;"Malaga") y =Contar.Si(a3:12 ; "Málaga") dan distinto resultado, dado que en Excel "Malaga" y "Málaga" son datos completamente diferentes.

El misterio

Ahora, mira atentamente la imagen siguiente, y piensa si existe algún gazapo o no. Para facilitar el razonamiento, puedes ver también la fórmula que se ha escrito en F3.

Función aparentemente correcta con resultado erróneo

Está claro que algún error debe existir, ya que en la columna B"Sevilla" aparece tres veces, pero la fórmula de F3 da como resultado sólo 2, y la función Contar.Si está correctamente escrita.

¿Qué ocurre entonces?

Si todo parece estar bien pero el resultado no es el correcto, nuestras indagaciones deben encaminarse a repasar el contenido de las celdas implicadas.

Por ejemplo, podemos situarnos en la celda F3 que tiene la función y pulsar F2 para verificar la escritura de la misma , y comprobamos que todo está bien.

Así que ahora seguimos con los datos, por lo que seleccionamos B2 y de nuevo pulsamos F2. Si te fijas con atención, verás que el cursor no aparece pegado a la letra "a", sino que está ligeramente separado. Ahí es donde está el error, hemos escrito un espacio en blanco al final de la ciudad y para Excel "Sevilla" y "Sevilla " son cosas totalmente distintas.

La solución

Para arreglar el problema, lo único que tenemos que hacer es borrar dicho espacio en blanco y asegurarnos que el problema no se repita en las otras filas de albaranes. Al hacerlo, la función se actualizará automáticamente para mostrar el resultado correcto: 3.

Conclusión

Desgraciadamente, darse cuenta de este tipo de errores requiere un cierto grado de experiencia en el manejo de Excel y de confianza en uno mismo; es decir, si tienes absoluta certeza de que la función que utilizas está bien definida, entonces lo único que queda es un error de escritura en los datos de la tabla.

No te preocupes si al principio no ves qué sucede, sólo es cuestión de tiempo y práctica :)

Muchas de las personas que trabajan con Excel, a menudo lo hacen con modelos que se repiten hoja tras hoja, y en los que sólo suelen cambiar datos específicos de una a otra.

A lo largo de mi experiencia dando clase he podido observar que, la mayoría de estas personas, crean el modelo en la primera hoja del libro y luego lo copian y lo pegan, replicando la estructura tantas veces como sea necesario. Sin embargo, existe una opción más rápida que vamos a tratar a continuación.

Relleno tridimensional

En Excel, el término tridimensional se utiliza para indicar que se va a trabar con varias hojas de un libro al mismo tiempo.

Partiendo de esta premisa, si lo que deseamos es escribir en varias hojas de manera simultánea, lo primero que debemos hacer es crear un grupo que incluya aquéllas que nos interesen.

Por ejemplo, en la imagen situada un poco más adelante, puedes ver un libro que contiene 4 hojas, denominadas: enero, febrero, marzo y trim1, y en ellas, queremos crear un modelo de gastos e ingresos por provincias.

Para crear el grupo, debemos estar en la primera o en la última de las hojas a incluir y luego, con cualquiera de las dos flechas de mayúsculas pulsada (Shift), hacemos clic en la hoja situada al otro extremo.

Si has hecho esta operación de manera correcta, todas las pestañas tendrán el mismo color y en la Barra de título de Excel aparecerá la palabra Grupo.

A partir de este momento, y mientras que el grupo siga formado, todo lo que hagas en la hoja activa se reproducirá automáticamente en el resto. Así que vamos, por ejemplo, a crear el siguiente modelo, en el que escribiremos datos, aplicaremos un formato sencillo, incluiremos una fórmula para calcular el saldo por provincia y además, cambiaremos el zoom:

Para anular el grupo, podemos hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de las pestañas y luego pulsar la opción Desagrupar hojas, aunque a veces también es suficiente con activar cualquiera de las otras hojas.

Si visitas febrero, marzo o trim1, verás que tienen el mismo aspecto que enero J

Dentro del catálogo que Excel pone a nuestra disposición, encontramos las funciones BuscarV y BuscarH que según la versión de Excel que estés empleando pueden denominarse también ConsultaV y ConsultaH, respectivamente.

Estas dos funciones, buscan un valor en la primera columna de una tabla que crece hacia abajo (BuscarV) o en la primera fila de una tabla que crece hacia la derecha (BuscarH), devolviendo el dato correspondiente a la columna/fila especificada. En ambos casos, los argumentos no cambian, sólo lo hace el nombre de la función:

BUSCARH(valor a buscar;tabla de referencia;num. columna[;ordenado])

BUSCARH(valor a buscar;tabla de referencia;num. fila[;ordenado])

Un símil para situarnos

En clase suelo poner el siguiente ejemplo no informático, para intentar asimilar la forma de funcionar de Excel al buscar mediante estas funciones.

Sabemos que en los hipermercados, podemos encontrar en algún pasillo un lector de código de barras al que acercar, por ejemplo, nuestro brick de leche. Entonces, el lector busca ese código en la lista almacenada en el ordenador central y nos muestra en pantalla el precio correspondiente.

Pues bien, este ejemplo, nos muestra todos los elementos que necesitamos para efectuar nuestro modelo:

- Dato a buscar: el código de barras del artículo

- Tabla de referencia: la lista almacenada en el ordenador central

- Cuadro de búsqueda: el lector de códigos de barras

Ejemplo práctico de búsqueda exacta

Vamos a comenzar creando la lista general de todos los artículos disponibles en el hiper. A continuación, en otra zona de la misma hoja (en próximos artículos veremos cómo trabajar con datos situados en otras hojas y/o libros), crearemos nuestro lector de código de barras, el del pasillo.

En la celda con el fondo amarillo, escribiremos el Valor a buscar que, en este caso, será el código del artículo cuyo precio deseamos conocer. Por lo tanto, ahora sólo nos queda escribir en G3 la función para que nos devuelva el precio correspondiente a dicho código:

= BUSCARV(F3;A2:C6;3;FALSO)

Vamos a leer la función: Busca el valor escrito en la celda F3, en la primera columna de la tabla que va desde A2 hasta C6, y devuelve el dato de la tercera columna que le corresponda, además queremos coincidencia exacta (Falso), ya que buscamos Códigos de artículos que pueden o no existir.

Si en F3, ponemos un valor que no existe en la tabla general, la función devolverá #N/A; es decir, Not available/No disponible. Pero si escribimos por ejemplo FF31, veremos que nos ofrece el precio correcto: 1,06€

A tener en cuenta

Recuerda, que para el argumento indicador de fila o columna, tienes que escribir el NÚMERO. Para el caso anterior, pusimos 3, ya que el precio está en la TERCERA columna de esa tabla, NO en la columna C de la hoja.

Otro matiz importante, es el área de la tabla, FÍJATE QUE NO HEMOS INCLUIDO LOS NOMBRES DE CAMPO; esto es importante, sobre todo si buscas valores alfanuméricos.

Ejemplo práctico de búsqueda aproximada

La coincidencia aproximada se utiliza con escalas numéricas y requiere que la tabla esté ordenada de forma ascendente por la primera columna.

Resulta muy útil, por ejemplo, para la asignación de comisiones o rappels, ya que cuando Excel busca una cantidad y no la encuentra, DEVUELVE EL INMEDIATO ANTERIOR.

Vamos a verlo con el siguiente caso. Planteamos nuestra lista general, que va a reflejar el precio a cobrar por unidad según la cantidad que compremos, y el cuadro de consulta, de manera similar al ejercicio anterior:

En E3 hemos escrito la siguiente función para que nos devuelva el precio correspondiente a la cantidad indicada en la celda con fondo amarillo:

= BUSCARV(D3;A2:B7;2;VERDADERO)

Fíjate, que al no encontrar el valor 25 en la lista, Excel devuelve el precio correspondiente a 10 uds., lo que resulta completamente lógico en casos como éste.

En el archivo lista general.xlsx puedes encontrar los dos ejemplos descritos.

A veces, se hace necesario acceder a tablas o simplemente datos situados en hojas diferentes de la actual; pues bien, la nomenclatura para usar una celda de otra hoja es la siguiente:

nombre_hoja!nombre_celda

Sin embargo, a partir de aquí podemos emplear distintas variaciones, ya que es posible integrar rangos de hojas, rangos de celdas de una misma hoja o ambos combinados.

Un ejemplo sencillo

Vamos a crear un libro con 4 hojas: Alfa, Beta, Gamma y Resumen. Las tres primeras recogerán el número de alumnos matriculados en distintos cursos, suponiendo que cada hoja representa una sucursal distinta de nuestro centro de estudios.

Para acelerar el proceso, hemos realizado la tarea mediante un Relleno Tridimensional, y éste es el resultado, aunque los datos numéricos se han escrito individualmente:

Ahora nos interesa obtener en la hoja Resumen la suma de todos los alumnos de Excel. Pues bien, en la celda B2 podríamos escribir cualquiera de estas fórmulas:

=alfa!b2+beta!b2+gamma!b2

=suma(alfa!b2;beta!b2;gamma!b2)

=suma(alfa:gamma!b2)

Este último ejemplo resulta muy interesante, ya que incorpora el rango de hojas alfa:gamma, que se define del mismo modo que para las celdas. Además, puedes copiar esta fórmula en las celdas inferiores sin ningún tipo de problema.

Para terminar, en la celda B6 de la hoja Resumen, vamos a calcular la totalidad de las matrículas efectuadas con la siguiente fórmula:

=suma(alfa:gamma!b2:b7)

Fíjate en cómo hemos utilizado en la misma expresión dos rangos, el primero de hojas y el segundo de celdas, pero siempre separados por el signo de admiración hacia abajo.

El resultado final lo puedes ver en la imagen o puedes descargarlo con el enlace al archivo refs externas.xlsx.

Quien está habituado a trabajar con Excel, habrá podido comprobar lo útiles que resultan los nombres de rango como ya comentamos en el post anterior.

No obstante, cuando trabajamos con tablas o listas que, normalmente, van creciendo puede parecer que el uso de nombres de rango no es adecuado. Sin embargo, sí que es posible, combinando esta característica con funciones. Así que veámoslo!

Proceso

Vamos a utilizar un ejemplo sencillo que nos permite detectar cómo el nombre de rango se expande automáticamente. Para ello, empezamos escribiendo distintas cantidades numéricas en una hoja de cálculo. Por ejemplo:

Si en cualquier celda escribimos =SUMA(A1:C3) el resultado será 107. El rango a utilizar también puede ser obtenido a través de la función DESREF, que nos permite hacer referencia a un rango a partir de una determinada celda; en consecuencia la función =SUMA(DESREF(A1;0;0;3;3)) da el mismo resultado

Ten en cuenta que tras la celda de referencia (en este caso A1), indicamos 0,0 para que no se mueva, y a continuación especificamos que el rango a obtener, debe tener 3 filas de alto y 3 columnas de ancho.

Pues bien, si combinamos DESREF con una función que nos permita contar cuántas filas y/o columnas con contenido existen desde la celda de referencia, ya tendremos la solución. Como no sabemos qué tipo de contenido podemos encontrarnos utilizaremos CONTARA, por lo que la función para obtener el rango ocupado quedará como:

SUMA(DESREF(A1;0;0;CONTARA(A:A);CONTARA(1:1)))

Si en este momento escribimos =SUMA(DESREF(A1;0;0;CONTARA(A:A);CONTARA(1:1))) verás que el resultado sigue siendo el mismo, 107. Pero si añadimos los valores 10, 15 y 32 en la fila 4, verás como esta última fórmula se actualiza automáticamente a 164, mientras que las otras permanecen igual.

Llegados a este punto, sólo nos queda aplicar lo que acabamos de exponer. Entonces, para crear un nombre de rango dinámico, que se ajuste en todo momento al contenido real, vamos a la cinta Fórmulas, y en el Administrador de nombres, hacemos clic en Nuevo. Tras asignar el nombre y el ámbito de aplicación, escribimos la función DESREF correspondiente, de la siguiente forma:

Y ya podrás utilizar el nombre creado en fórmulas con lenguaje natural. Es decir, si ahora escribimos =SUMA(numeros) el resultado que aparece, como no podía ser de otra manera, es 164. Por supuesto, si fuera necesario, sería ideal FIJAR tanto la celda A1, como las referencias a la columna A y la fila 1, todo dependerá de tus necesidades.

Si utilizas Excel con frecuencia supongo que agradecerás cualquier truco que permita acelerar el trabajo diario.

Si además trabajas con un portátil seguro que habrás tenido algún momento incluso de desesperación, sobre todo al pelearte con el pad porque no tenías ratón. Si es así espero que encuentres de provecho los siguientes tips.

Aunque se que hoy en día la mayoría utiliza el ratón para casi todo, como podréis comprobar los trucos son atajos de teclado y me tendréis que perdonar, pero es que una ya tiene unos añitos y empezó en la informática con Ms-Dos, Lotus 1-2-3 y las pantallas en fosforito allá por 1986 ;)

Rellenar en un solo paso varias celdas con el mismo contenido

Es habitual que, al trabajar con listas, existan celdas con los mismos valores; por ejemplo, en el caso de asignar la misma tarea o departamento a un grupo de empleados. Pues bien, vamos a ver cómo hacer la tarea fácilmente con el atajo Control + Intro.

Celdas seleccionadas para relleno automático

En la imagen vemos un grupo de empleados, y la idea es asignar el turno "Tarde" a las personas con las celdas vacías, por lo tanto los pasos a seguir serán:

Seleccionamos las celdas a rellenar
Sin buscar el cursor, escribimos el contenido
Pulsamos al mismo tiempo las teclas Control e Intro y listo!!

Seleccionar rápidamente una lista o tabla

Cuando tenemos una tabla pequeña se tarda poco tiempo en seleccionarla con el ratón, pero si tiene cierta longitud o no dispones de ratón existe un método más rápido.

Simplemente, haz clic en cualquier celda de la tabla y pulsa Control+Asterisco, ha sido fácil verdad?

Sólo un dato a tener en cuenta, si no tienes teclado numérico, la combinación de teclas será Control+Shift+Asterisco.

Desplazarse por la hoja actual

Al pulsar Control y cualquiera de las Flechas de dirección en el teclado, Excel se desplazará buscando laúltima celda con contenido que exista en el sentido escogido.

Utilizando la tabla anterior, si estamos en A1 y pulsamos Control+↓ Excel pasará a seleccionar la celda A14.

Desplazamiento por la hoja mediante teclado

Pero si repetimos la combinación, y no hay nada más escrito, llegará hasta la última celda de la columna A, es decir A1048576

De esta manera nos podemos mover rápidamente por hojas en las que a veces nos encontramos cortes en filas y columnas, ya que Control+Flechas funciona como si nos desplazáramos a saltos de una lista a otra.

Seleccionar mediante teclado

A veces nos encontramos con personas que no tienen suficiente práctica con la aplicación y no se les da bien seleccionar un grupo de celdas o bien, tienen problemas con su ratón. En estos casos, podemos utilizar una variante del atajo anterior para seleccionar una o más celdas.

Suponiendo que estamos en A1, pulsamos Control+Shift+↓ y entonces Excel habrá seleccionado desde A1 hasta A14.

Si ahora, pulsamos Control+Shift+→ la selección se ampliará hacia la derecha, es decir, hasta la columna D.

En próximos artículos mostraremos algún truquillo más, pero espero que éstos os hayan servido para abrir el apetito informático ;)